Bien organiser son travail en tant qu’artisan

Vous arrive-t-il souvent de ne pas parvenir à réaliser toutes vos tâches quotidiennes ? Faites-vous preuve d’un manque aigu d’organisation ? Si vous ne le saviez pas, une mauvaise gestion de votre temps affecte votre productivité. D’où l’importance de bien organiser son travail en tant qu’artisan. Le Label Artisan de Confiance vous propose un guide pour vous accompagner dans la planification quotidienne et hebdomadaire de votre activité artisanale.

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Les outils permettant de bien organiser son travail en tant qu’artisan

1/ La boîte e-mail

Vous accumulez des centaines d’email non lus et vous ne savez plus où donner de la tête ? Vous n’arrivez pas à retrouver la réponse d’un client suite à une proposition que vous lui avez envoyée ? Un fournisseur vous a transmis une facture dématérialisée, mais impossible de remettre la main dessus ? Une boîte mail désordonnée affecte votre productivité bien plus que vous ne l’imaginez. Vous ne vous en rendez peut être pas compte, mais vous pouvez passer un temps considérable à rechercher des mails importants entreposés dans la boîte de réception. Un peu de ménage s’impose !

Il est essentiel de créer des dossiers et des sous dossiers afin d’aérer votre boîte mail, la rendant ainsi plus lisible. Par exemple, vous pouvez créer trois grands dossiers, respectivement nommés « travaux potentiels », « travaux en cours » et « travaux finis ». Chacun de ces grands dossiers ayant diverses sous-catégorie en fonction du type de travaux ou d’intervention à réaliser. Vous pouvez mettre les premiers échanges avec un nouveau client dans le dossier « travaux potentiels ». Une fois le chantier débuté, les emails doivent être déplacés vers le dossier « travaux en cours ». Puis, une fois le travail achevé et le paiement reçu, les emails peuvent être déplacés vers « travaux finis ».Vous pouvez également ajouter un dossier « fournisseurs » pour y ranger tous vos échanges avec vos collaborateurs et un dossier « tâches administratives ». Partez du principe que, dès que vous recevez un email, il existe un dossier où vous pouvez le stocker. Bien organiser son travail en tant qu’artisan passe par l’optimisation de son outil de communication. Ceci afin de faciliter les échanges et limiter la perte de temps.

2/ La to-do-list

Une to-do-list, littéralement liste des choses à faire, consiste à identifier les différentes tâches à réaliser et à les ordonner selon leur importance. On attend par là qu’elles doivent être classées selon leurs deadlines, à savoir le temps disponible à leur réalisation, leurs rémunérations et leurs ampleurs, leurs conséquences sur votre entreprise artisanale, mais également la motivation que vous portez à leurs égard. Il s’agit donc d’un outil essentiel pour améliorer la planification quotidienne et hebdomadaire de votre activité artisanale. De manière générale, il est fortement conseillé d’éviter de prévoir plus de 5 tâches importantes par jour. Votre to do liste doit être brève et les principales missions de la journée doivent être rapidement identifiables. Cependant, vos projets principaux peuvent très bien être complétés par des tâches moins importantes. 

3/ L’agenda

Si la to do list est un récapitulatif des différentes tâches à réaliser selon une importance prédéfinie,  l’agenda est, quant à lui, est l’accessoire vous permettant de définir les plages horaires à dédier aux différents éléments de la to do list. Il existe différentes méthodes de planification. Il est globalement admis que diviser son temps de travail sur des plages de trente minutes est une méthode efficace pour bien organiser son travail en tant qu’artisan, mais vous pouvez très bien opter pour des plages horaires plus larges ou plus courtes. Il s’agit de se tourner vers l’organisation avec laquelle vous êtes le plus à l’aise.

Basez-vous sur votre expérience et notez combien de temps vous dédiez pour tel ou tel type de projet. Ceci vous permettra d’être plus précis dans vos estimations et votre planification.  Si vous avez à faire à un nouveau type de travaux, essayez de le rapprocher d’un autre style de projet pour  estimer le temps nécessaire. Mettez des couleurs différentes pour identifier plus facilement les tâches de votre agenda. Par exemple, les tâches administratives peuvent êtres mises en rouge, les interventions chez le particulier en jaune, et le community management en bleu. De plus, il est conseillé de programmer seulement 50 à 70% de son temps. Bien que cela puisse paraître surprenant, ne pas remplir à 100% votre emploi du temps vous permet de prendre en compte les imprévus, les baisses de productivité dû à la fatigue, mais surtout les temps de pause, essentielles à votre bien être aussi bien physique que mentale. Vous êtes ainsi plus flexible, plus disponible et plus réactif.

Une boîte mail ordonnée, une to do list claire et compréhensible et un emploi du temps cohérent vis-à-vis de la to do list sont trois outils essentiels permettant de bien organiser son travail en tant qu’artisan. Diverses plateformes proposent ces trois accessoires réunies en une application. C’est le cas de Google, mettant à disposition une boîte mail, à savoir gmail, une interface d’emploi du temps, Google agenda, et un gestionnaire de tâches, Google tasks.Opter pour ce type d’application trois en un permet d’optimiser la planification quotidienne et hebdomadaire de votre activité artisanale.

Les habitudes à adopter pour bien organiser son travail en tant qu’artisan

Bien organiser son travail en tant qu’artisan n’est cependant pas uniquement une question d’outils. C’est également une question d’attitudes et d’habitudes.

L’anticipation

Il est impératif, aussi bien pour les artisans que pour n’importe quel autre corps de métiers, de faire preuve d’anticipation. En effet, il s’agit de l’une des principales clés pour bien organiser son travail en tant qu’artisan. L’anticipation consiste à prévoir une situation, un événement, afin d’y être mieux préparé. De cette façon, vous êtes plus réactif et à même de rebondir. C’est donc une économie de temps considérable et bienvenue afin d’améliorer la planification quotidienne et hebdomadaire de votre activité artisanale. Pour commencer, planifiez toujours votre to do list la veille, et non le jour même. En anticipant les différentes tâches à réaliser en amont, vous pouvez vous lancer dans votre travail sans perdre de temps.

De plus, essayez de toujours préparer vos affaires, que cela soit votre sac pour le travail ou simplement vos vêtements du jour. Ainsi vous pourrez émerger paisiblement le matin sans courir le risque d’oublier quelque chose dans votre sac. Pour les vêtements, comme vous avez votre to do list en tête, vous pouvez opter pour les vêtements les plus en adéquation avec vos différents projets et rendez vous du lendemain.

La routine matinale

Avez-vous déjà ressenti cette sensation, comme quoi si votre matinée est désagréable, la journée en sera tout autant ? Et pour cause, votre état d’esprit au réveil va avoir une grande influence sur votre attitude et votre motivation générale tout au long de la journée. Établir une routine matinale vous permet de prendre un moment pour vous dès le matin, de sorte à attaquer votre journée de travail avec optimisme et motivation. Le but est de vous mettre dans un esprit de travail optimal afin d’être plus efficace dès le début de la journée. Une routine matinale vous permet de vous accorder du temps avant de commencer votre journée de travail. Vous pouvez par exemple méditer, lire, écrire, écouter de la musique ou encore faire du sport. Ce hobby matinale vous motive à vous lever et conditionne, dans le sens positif du terme, un esprit de travail sérieux et positif.

L’environnement

L’environnement dans lequel vous travailler à un immense impact sur votre capacité de concentration et votre productivité, en particulier si vous travaillez en télétravail. La télévision qui est allumée, un voisin bruyant faisant des travaux ou un membre de votre famille ou de votre groupe de collègue parlant très fort au téléphone etc … Autant de facteurs en apparence insignifiants venant pourtant perturbé votre bulle de travail. Dans la mesure du possible,  demandez à vos proches de veiller à conserver un volume sonore faible et aménagez-vous un bureau dans une pièce fermée pour ne pas à avoir à travailler dans les parties communes de la maison. N’hésitez pas à mettre de la musique si cela vous permet de vous concentrer davantage et de faire abstraction des bruits aux alentours. Cependant, évitez de porter un casque ou des oreillettes tout au long de la journée. En effet, cela pourrait vous causer des dommages auditifs sur le long terme. De plus, veillez à travailler dans un environnement propre et ordonné.

Connaître ses limites

Il est primordial pour vous d’avoir conscience de vos limites et de savoir vous imposer des restrictions quand cela est nécessaire. Ne vous imposez pas trop de projets en même temps. En agissant de la sorte, vous risquez de crouler sous les deadlines. Et pourtant vous ne pouvez pas réaliser tous vos projets en une journée. N’hésitez pas à refuser, ou bien à proposer une autre date pour des chantiers. Apprenez de vos erreurs dans la conception de la planification quotidienne et hebdomadaire de votre activité artisanale. À quoi est-ce dû ? S’agit-il d’un facteur interne ou externe à votre entreprise ? Comment feriez-vous pour y remédier ? Lorsque vous faites face à un échec, exploitez le pour apprendre et ressortir grandi et plus alerte de cette expérience.

Bien organiser son travail en tant qu’artisan passe donc aussi bien par l’utilisation d’outils essentiels à la planification quotidienne et hebdomadaire de votre activité artisanale que par l’adoption de nouvelles habitudes comportementales visant à améliorer votre organisation et votre productivité. Découvrez-en plus grâce au Label Artisan de Confiance